Ucuza Aldık Ama ya TCO?

Birçok şirkette en çok zaman ve para kaybına sebep olan durumlardan biri de Teknolojik Ürünlerin Satın Alınma Sürecidir. Bu problem hem Aile Şirketlerinde hem de büyük ölçekli kurumsal şirketlerde çok sık olarak gözlemlenmektedir.

Satın Alma Prosedürleri Ne Kadar Doğru?

Kurumsallaşmış şirketlerde bir Satın Alma Prosedürü ve Formu olmakta ve buna uygun hareket edilmektedir. Yeterli sayıda fiyat teklifi alınarak en ucuz ürün tercih edilmektedir.

Bu yöntem çimento, çivi, çekiç, tel örgü, kumaş, fermuar, et, süt, yumurta ve patates vb. için genelde iyi işlemektedir.

Peki, Teknolojik bir ürün almaya karar verdiğimizde ne oluyor. Aynı sistem sağlıklı çalışıyor mu? İlgili birim yöneticisi alınmasını önerdiği ürünün şirkete değer katacağını düşünse de satın alma aşamasında sadece kağıt üzerindeki fiyata bakılarak çoğu kez farklı bir ürün/marka alınmaktadır. Oysa Teknolojik ürünler aynı zamanda Hizmet desteği ile birlikte satın alınırlar. Maddi olarak ucuza aldığımız bir ürünün satıcısı, Hizmet kalitesi açısından yeterli değil ise o ürünün kurulması, bakım-onarımı vb. maliyetleri başka bir firma tarafından karşılanacağından Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO - Total Cost of Ownership) planlanandan çok daha yüksek bir değere gelmektedir.

Bir proje söz konusu ise gizli maliyetler de ortaya çıkmaktadır. Danışmanlık hizmeti verdiğim firmalarda, farklı sektörler ve farklı proje çalışmalarında yıllardır edindiğim tecrübelerimi de paylaşıyor ve ilgili satın alma prosedürlerini işin gereklerine göre yeniden ele alıyorum.

Doğru İşe Doğru Kişi

Satın alma elemanları, güvenilir ve yönetime yakın kişilerden seçilir; gereksiz ve denetlenemez yetkiler ile donatılırlar. Acaba Satın Alma Elemanı doğru kişi mi? Örneğin A firmasından alınmasını istediğimiz bir Printer kartuşunu sadece 2 birim daha ucuz diye daha uzaktaki B firmasından satın almaya karar veren eleman acaba şirketin arabasını oraya yollayarak benzin ve köprü geçiş ücretini hesaplamış mıdır? Bu sorunu cevabı çok basit ya Patates alan kişi ile Server alan kişi aynı kişi olmayacak (ki çoğu şirkette aynı kişi alıyor) ya da analitik hiyerarşik karşılaştırma yöntemleri ile TCO, ROI ve Fayda Maliyet analizleri yapılacak.

Unutmamak gerekir ki yüz binlerce doları bulan ERP sistemleri, Elektrik ve Network Altyapıları, Çeşitli iş makineleri, Endüstriyel Otomasyon cihazları, Şirket Arabaları, Binaları vb. her şey satın alma birimi tarafından alınmaktadır.

İşin Doğrusu : Dikkatlice hazırlanmış Teknik Şartname olmadan fiyat teklifi alma ve Satış Sözleşmesi olmadan satın alma işlemlerini yapmamaktadır. Tüm bu süreçlerde de tecrübeli bir danışman ile çalışmanın önemi ortaya çıkmaktadır. Danışmanlık hizmeti verdiğim tüm firmaların proje süreçlerinde Teknik Şartnameleri hazırlıyor ve Satış Sözleşmelerinde işletme çıkarını koruyacak maddeleri hazırlıyorum.



 Naci Karabulut Danışmanlık Sistem Entegrasyon ve İş Süreçleri Mühendisliği
Copyright 2011 © Naci Karabulut